Портфели PDF

Набор документов, относящихся к определенной теме, можно объединить в портфель, чтобы упростить их распространение. Программа предоставляет эту возможность за счет расширения имевшейся ранее в PDF Create поддержки пакетов. Портфель представляет собой усовершенствованный пакет, поскольку он может содержать вложенные папки и документы различных типов (пакеты могут содержать только PDF-файлы в папке одного уровня).

В портфеле можно просматривать не только PDF-файлы из портфеля, но и страницы из Word, Excel, PowerPoint, а также файлы изображений многих типов. Они отображаются в отдельном окне.

 

Создание портфеля

Выберите «Файл» > «Создать» > Создать портфель PDF, чтобы отобразить панель «Портфель PDF». Будет создан пустой портфель с именем "Новый портфель_1". Пока не будет закрыта программа, числовой суффикс будет увеличиваться для каждого нового портфеля независимо от того, сохраняется ли он с новым именем, остается открытым при создании нового портфеля или закрывается без сохранения.

 

Открытие пакета или портфеля

Выполните одно из указанных ниже действий:

  • в главном меню выберите команду «Файл» > Открыть, перейдите в нужную папку, выделите элемент в диалоговом окне «Открыть» и нажмите кнопку Открыть либо

  • перетащите пакет или портфель из файловой системы в рабочую область Power PDF.

Портфели отображаются в представлении «Портфель PDF». Пакеты отображаются в смешанной рабочей области, где доступны элементы меню, инструменты и процессы как окна «Портфель PDF», так и приложения Power PDF.

 

Совет.

Не используйте команду «Файл» > «Открыть». Она открывает файл в главной программе, а не в портфеле.

 

Отключение отображения обложки при открытии портфеля

Как и пакет, портфель включает обложку, на которой описано содержимое и назначение портфеля. Когда получатель открывает портфель, по умолчанию отображается его обложка. PDF-приложения, не поддерживающие портфели, также отображают обложку портфеля при его открытии.

Чтобы указать, какой элемент портфеля должен отображаться в указанных выше случаях, выполните описанные ниже действия.

  1. Выберите PDF-документ, который должен открываться вместо обложки по умолчанию, и добавьте его в портфель (инструкции по добавлению файлов в портфель см. ниже).

  2. Выберите эскиз этого PDF-документа на панели «Портфель».

  3. Выберите пункт Свойства портфеля из раскрывающегося списка Параметры (или в контекстном меню эскиза).

  4. Установите флажок Показывать текущий документ при открытии портфеля.

  5. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне.

  6. Сохраните портфель.

 

Редактирование портфеля

При открытом портфеле на панели быстрого доступа доступны кнопки для работы с портфелем, с помощью которых можно:

  • Сохранить весь портфель или файл из него:

    1. выделите элемент в представлении эскизов или списка, выберите Сохранить файл из портфеля в контекстном меню элемента портфеля, перейдите в нужное местоположение в диалоговом окне Сохранить как и введите имя для файла.

    2. Чтобы сохранить весь портфель, выберите Файл > Сохранить.

    3. Откройте элемент не в формате PDF, нажмите кнопку Сохранить вложения и воспользуйтесь диалоговым окном Сохранить как для его сохранения.

    4. Откройте элемент не в формате PDF, нажмите кнопку Открыть вложение, просмотрите файл и сохраните его обычным способом.

  • Печать всего портфеля текущего документа: выберите Файл > Печать > Распечатать весь портфель.

  • Выполнить поиск, включая поиск во всем портфеле:

    1. Выберите Главная > Поиск > Выполнить поиск нескольких.

    2. В списке Группы поиска выберите Весь портфель PDF.

    3. Продолжайте выполнять шаги, приведенные в разделе Поиск.

  • Вложить портфель в пустое сообщение электронной почты: выберите Файл > Эл. почта. В отобразившемся диалоговом окне Эл. почта выберите Весь портфель и нажмите кнопку ОК.

На панели «Портфель» есть специальная панель инструментов с описанными ниже инструментами (слева направо).

 

Значок Главная

В представлении Главная отображаются эскизы для каждого файла или папки в портфеле. Если щелкнуть эскиз правой кнопкой мыши, становятся доступны описанные ниже команды.

  • Открыть файл: открывает выбранный документ из портфеля. (Вы также можете открыть элемент, дважды щелкнув его эскиз или значок в представлении «Список», из контекстного меню в обоих представлениях или с помощью команды «Открыть файл» в раскрывающемся меню «Параметры».) Будут показаны элементы PDF, а элементы не в формате PDF будут отображены как вложения с кнопками «Открыть» и «Сохранить».

  • Сохранить файл из портфеля

  • Добавить файлы: позволяет просмотреть файлы в файловой системе и вставить их в портфель. Добавляемые файлы дублируются, так что ваш портфель останется в целости и сохранности, даже если какие-либо из исходных документов будут удалены из файловой системы. (Вы также можете выбрать эту команду в контекстном меню панели «Портфель» или просто перетащить файлы на панель).

  • Добавить существующую папку: позволяет просмотреть папки в файловой системе и вставить их в портфель. Добавляемые папки дублируются, так что ваш портфель останется в целости и сохранности, даже если исходные папки будут удалены из файловой системы. (Вы также можете выбрать эту команду в контекстном меню панели «Портфель» или просто перетащить папки на панель.)

  • Создать папку: позволяет создать папку в портфеле (но не в файловой системе).

  • Удалить: удаляет файл или папку из портфеля. Из файловой системы файлы или папки при этом не удаляются .

  • Сортировать по: позволяет отсортировать содержимое по имени, описанию, дате изменения и создания, размеру и размеру после сжатия.

  • Выбрать все/Отменить все

  • Обложка: отображает обложку.

  • Показывать сведения: отображает свойства файла или папки. Свойства «Имя», «Размер», «Изменено», «Размер после сжатия» и «Дата создания» доступны только для чтения. Свойство «Описание» можно изменять.

  • Свойства портфеля. С помощью этой команды можно:

    • выбрать поля свойств, отображаемые для элементов портфеля;

    • настроить сортировку элементов портфеля (свойства Сортировка и Порядок сортировки);

    • настроить отображение панели «Портфель» при запуске программы;

    • указать, нужно ли при открытии портфеля сначала показывать текущий документ.

значок Представление списка

В представлении «Список» отображается таблица с отдельной строкой для каждого файла или папки. По умолчанию она состоит из четырех столбцов («Имя», «Описание», «Изменено», «Размер»). Контекстное меню элемента в представлении «Список» содержит все описанные выше параметры и некоторые дополнительные.

  • Вид: выберите столбцы, которые требуется отобразить в представлении «Список». Доступны такие варианты: «Имя», «Описание», «Изменено», «Размер», «Создано» и «Размер после сжатия».

  • Изменить значение: эта команда позволяет изменить имя элемента портфеля и его описание. Введите нужный текст в окнах Изменить имя и Изменить описание, соответственно.

Столбцы в представлении «Список» можно переупорядочивать, отображать/скрывать и создавать/удалять. (Эти функции доступны, если выбрать пункт Свойства портфеля в контекстном меню элемента или в раскрывающемся списке Параметры. Удалить можно только свойства портфелей, созданные пользователем.)

 

Ради удобства некоторые из описанных функций продублированы на панели инструментов панели «Портфель». Они указаны ниже.

 

значок Добавить файлы

Добавить файлы: см. описание в разделе о представлении Главная.

 

значок Добавить существующую папку

Добавить существующую папку: см. описание в разделе о представлении Главная.

 

значок Создать папку

Создать папку: см. описание в разделе о представлении Главная.

 

значок Параметры

Параметры: содержимое этого раскрывающегося списка зависит от того, что выбрано на панели «Портфель».

  • Если на панели ничего не выбрано, в списке доступны элементы Сортировать по, Выбрать все, Обложка пакета и Свойства портфеля. Их описание см. в разделе о представлении Главная.

  • Если на панели выбраны элемент или папка, в списке дополнительно доступны элементы Открыть папку, Удалить, Отменить все и Показывать сведения. Их описание см. в разделе о представлении Главная.

значок Предыдущий элемент значок Следующий элемент

При открытии портфеля в центре панели инструментов «Портфель PDF» (или внизу панели «Портфель») отображаются кнопки Предыдущий и Следующий, с помощью которых можно переключаться между элементами.

 

Работа с вложенными папками

  • Чтобы импортировать все файлы из локальной папки, воспользуйтесь командой «Добавить существующую папку» или перетащите папку в окно портфеля.

  • Чтобы создать пустую папку для добавления в нее файлов, выберите команду «Создать папку».

  • Чтобы добавить элементы во вложенные папки, выделите нужную папку и нажмите кнопку «Добавить файлы» или перетащите файлы.

  • Для перемещения между вложенными папками или возвращения на верхний уровень щелкните нужную папку в строке пути слева вверху представления эскизов или списка.

 

Сохранение элемента

Можно сохранить отдельный элемент из портфеля. Выполните одно из указанных ниже действий.

  • выделите элемент в представлении эскизов или списка, выберите команду Сохранить файл из портфеля, укажите нужную папку в диалоговом окне «Сохранить как» и введите имя для файла;

  • откройте элемент не в формате PDF, нажмите кнопку Сохранить вложения и воспользуйтесь диалоговым окном сохранения файла;

  • откройте элемент не в формате PDF, нажмите кнопку Открыть вложение, просмотрите файл и сохраните его обычным способом.

При первом сохранении или повторном открытии файлов не в формате PDF может потребоваться указать нужное приложение.