Отслеживаемые папки и сканирование входящих

Чтобы автоматизировать преобразование входящих сканированных страниц или файлов других типов в формат PDF, можно настроить отслеживание папок или сканирование входящих. Обе функции доступны только в программе Power PDF Advanced. Для отслеживания и для сканирования входящих можно указать только одну папку. Эти папки могут располагаться на любом уровне файловой структуры, доступной с компьютера.

Отслеживаемая папка может принимать файлы разнообразных типов, которые почти сразу же преобразуются в формат PDF. Папка для сканирования входящих принимает только файлы формата PDF и TIFF, которые могут поступать со сканера или при передаче файлов.

Отслеживаемая папка

Программа Power PDF Advanced отслеживает эту папку и направляет результаты в папку назначения, заданную пользователем. В каждый момент может использоваться только одна папка назначения. Она может совпадать с отслеживаемой папкой (такая конфигурация не рекомендуется, поскольку при поступлении PDF-файлов могут возникать конфликты имен). Как правило, отслеживаемая папка доступна по сети, а папка назначения находится на локальном компьютере. Входящими документами могут быть файлы изображений, файлы из Интернета или файлы с возможностью редактирования из MS Office.

В диалоговом окне «Отслеживаемая папка» можно задать папки и настроить правила мониторинга и параметры преобразования.

Настройка отслеживаемой папки

Значок Отслеживаемая папка

Чтобы открыть диалоговое окно Отслеживаемая папка, выберите Расширенная обработка > Пакет > Отслеживаемая папка
Установите флажок Включить отслеживаемую папку в верхней части панели.
Нажмите кнопку Источник и укажите папку, которую нужно отслеживать, с вложенными папками или без них.
Выберите в раскрывающемся списке тип файлов. Выберите все поддерживаемые типы файлов или только один.
Нажмите кнопку Назначение и укажите папку, в которую следует поместить преобразованные файлы.
Выберите Тип файла для преобразованных выходных файлов. Выберите TIFF (одностраничный или многостраничный), PDF (обычный или с возможностью поиска и поддержкой таких стандартов, как PDF/E, PDF/UA, PDF/X и PDF/A) или текст в формате Юникод.
Можно также нажать Параметры, чтобы изменить параметры по умолчанию, например прядок обработки страниц только с изображениями с помощью распознавания текста.
Для сохранения в формате PDF выберите в списке Совместимо с нужный стандарт PDF (PDF, PDF/A, PDF/X, PDF/UA, PDF/E) или нажмите Исходный PDF, чтобы использовать формат исходного файла. Нажмите кнопку Параметры рядом, чтобы выбрать цветовой профиль (если требуется). Дополнительные сведения о различных стандартах PDF см. в разделе Версии формата PDF.
Установите флажок Оптимизировать для просмотра через Интернет для создания линеаризованного PDF-файла, который лучше подходит для чтения в Интернете. Дополнительные сведения о различных стандартах PDF см. в разделе Версии формата PDF.
Либо можно выбрать Соответствие требованиям PDF/UA, чтобы преобразовать содержимое входного файла в выходные данные, соответствующие требованиям PDF/UA. При установке этого флажка автоматически отменяется выбор и отключаются флажок Удалить теги и список Совместимо с.
При желании установите флажок Удалить теги, чтобы удалить теги, имеющиеся в исходных документах формата PDF. Этот флажок доступен не для всех типов PDF-файлов.
Параметр Преобразовать в оттенки серого обеспечивает преобразование в черно-белый документ.
Кроме того, можно установить флажок Рабочий процесс и выбрать файл рабочего процесса
Укажите, что нужно делать с исходными файлами после преобразования.

Сохранить: исходные файлы останутся в отслеживаемой папке.
Удалить: исходные файлы будут удалены из отслеживаемой папки.
Переместить в папку: исходные файлы перемещаются в другую папку.
Автоматически очистить результаты: список файлов в представлении задачи диалогового окна «Отследить и преобразовать» будет автоматически очищен.

Нажмите Параметры ЦП, чтобы управлять нагрузкой на ЦП. Присвойте параметру Ограничить число рабочих процессов значение 1 для последовательной обработки задач или большее значение для параллельной обработки. Чем больше это значение, тем выше нагрузка на ЦП. Максимальное значение зависит от возможностей оборудования. При преобразованиях файлов других типов количество процессов не может превышать два.

Подтвердите параметры отслеживаемой папки, щелкнув ОК. Использование рабочего процесса подразумевает выполнение определенного набора действий со всеми входящими файлами. Этот флажок становится активным, только если создан по крайней мере один рабочий процесс. Эта процедура автоматизирована, поэтому этапы рабочего процесса, требующие действий пользователя, не выполняются.

Использование отслеживаемой папки

Когда допустимый файл поступает в отслеживаемую папку, программа несколько секунд ожидает поступления других файлов. Если файлов больше нет, начинается преобразование. Ход выполнения операции отображается в диалоговом окне «Отслеживание и преобразование». Пользователь может:

проконтролировать ход преобразования в списке;
приостановить, возобновить или удалить задачу;
удалить завершенные задачи из представления задач;
повторно запустить задачу, которая завершилась сбоем;
просмотреть журнал преобразования;
скрыть это диалоговое окно. Чтобы восстановить скрытое диалоговое окно, щелкните по значку «Отслеживание и преобразование» в области уведомлений панели задач Windows.

Чтобы временно отключить отслеживаемую папку, снимите флажок в верхней части диалогового окна.

Сканирование входящих

Чтобы результаты сканирования автоматически добавлялись в программу Power PDF, настройте сканирование входящих. В любой момент времени возможно сканирование входящих только в одной папке.

Папка со сканированием входящих — это разновидность отслеживаемой папки: можно выбрать целевую папку своего сканирующего устройства и включить для нее сканирование входящих, чтобы получать уведомления о входящих файлах. Автоматическое преобразование файлов при этом не выполняется. Для доступа к входящим файлам нужно открыть их из этой специализированной папки или выбрать ее в Power PDF.

Настройка сканирования входящих

Выберите пункты «Файл» > «Параметры», а затем в диалоговом окне «Параметры» нажмите «Автоматизация» > «Подключения к серверу» > «Сканирование входящих»/«Быстрое подключение».
Задайте параметр «Включить уведомление для сканирования входящих», чтобы при поступлении новых файлов в папку со сканированием входящих отображалось уведомление. Значок уведомления будет отображаться в области уведомлений в правой части панели задач Windows.
Укажите источник для сканирования:

«Автоматический агент папки "Входящие" (только ShareScan)»: выберите расположение, при необходимости обратитесь за помощью к системному администратору;
«Домашний каталог»: введите путь или обратитесь к системному администратору;
«Вручную»: укажите исходную папку на компьютере вручную.

Если в рабочей среде используется сканирование по сети с помощью Tungsten eCopy ShareScan, можно управлять параметрами быстрого подключения, например включать уведомления, выбирать папку и указывать дополнительные папки «Быстрое подключение».

В разделе «Параметры открытия» настройте доступ к входящим файлам:

«Просмотреть папку "Входящие"»: выберите пункт «Сканировать входящие», чтобы отобразить все файлы в отдельном диалоговом окне;
«Открыть следующую»: выберите пункт «Сканировать входящие», чтобы открыть последний файл в новом окне;
«Автоматически удалить документ»: этот флажок позволяет сохранить все сканированные документы PDF или TIFF или удалить файлы из папки «Сканирование входящих» после их открытия в Power PDF. Перед удалением файлов предлагается сохранить их.

Использование инструмента «Сканирование входящих»

Значок «Сканирование входящих» отображается в области уведомлений панели задач. Он появляется, когда новый файл TIFF или PDF поступает в папку, для которой включено сканирование входящих. Щелкните уведомление, чтобы открыть диалоговое окно «Сканирование входящих». Кроме того, можно в любое время выполнить указанные ниже действия.

Чтобы открыть диалоговое окно «Сканирование входящих», выберите «Расширенная обработка» > «Файл» > Сканирование входящих.
В нем отобразится список всех неудаленных файлов из папки «Входящие» или только последних файлов, в зависимости от параметров, заданных в разделе «Файл» > «Параметры» > «Подключения сервера автоматизации» > «Сканирование входящих»/«Быстрое подключение».
В диалоговом окне также будет отображен эскиз первой страницы выбранного документа.
Для перехода к другим страницам используйте элементы управления в окне «Образец».
Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть документ в программе Power PDF, или кнопку Отмена, чтобы выйти.

При нажатии кнопки Открыть PDF-файлы открываются сразу, а файлы типа TIFF преобразуются в формат PDF, что может занять некоторое время. Как только файл открыт, он удаляется из папки со сканированием входящих, если параметры настроены соответствующим образом. В этом случае не забудьте сохранить PDF-файл в нужном месте. При попытке закрыть файл без сохранения появится предупреждение.