Индексация PDF-документов

В индексе содержимое многих PDF-файлов хранится в компактном виде, подходящем для его быстрого поиска и извлечения.

Щелкните «Расширенная обработка» > «Обработка»  > Указатель и в раскрывающемся списке выберите команду Создать полнотекстовые индексы, чтобы создать новый индекс или обновить существующий.

Индексировать можно PDF-документы, составленные на языках с использованием латинского или азиатского (китайского, японского или корейского) шрифтов. Можно индексировать не только текст документа, но и закладки, комментарии, вложения, цифровые подписи, поля форм, метаданные и другие пользовательские свойства документа.

Файл индекса можно создать изо всех PDF-файлов, находящихся в указанных папках. Перед началом создания индекса выберите каталог для его сохранения. Индексация выполняется в фоновом режиме. В результате создается небольшой файл определения индекса с расширением ZPI. В нем содержатся ссылки на файлы индекса, которые хранятся в автоматически созданных вложенных папках с таким же именем, как у ZPI-файла, но с суффиксом _index.

Индексы поиска не внедряются в PDF-файлы. Чтобы индексы стали доступны другим пользователям, их необходимо сохранить в папке с общим доступом. Для создания встроенного индекса используется другая команда в том же раскрывающемся списке, позволяющая сделать документ действительно переносимым.
 

Подготовка к индексации

Соберите в одной или нескольких папках все PDF-документы, подлежащие индексации. Если выбираются существующие папки, проверьте, чтобы в них были только индексируемые PDF-файлы.

Если планируется перенести PDF-файлы вместе с их индексом, лучше сохранить их в одной папке.

Добавьте свойства документа в PDF-файлы, чтобы их можно было использовать в качестве критериев поиска.

• Выберите «Файл» > Сведения и щелкните элемент Свойства. Используйте панель Описание для добавления заголовка, темы, автора, базового URL-адреса и ключевых слов, описывающих содержимое документа. С помощью панели Настройка можно добавлять поля, определенные пользователем.

Примечания

Имейте в виду: если создать полнотекстовый индекс перед редактированием документа для удаления важной информации, эти сведения НЕ будут удалены из индекса и их можно будет легко найти. После завершения редактирования будет предложено удалить элементы документа. Примите предложение и удалите индекс. Редактирование и проверку рекомендуется выполнять для копии документа — это позволяет сохранить индекс в исходном документе.

Индексация большого количества PDF-файлов может потребовать значительных затрат времени и вычислительных ресурсов, поэтому лучше всего делать это во время обеденного перерыва.