Архивация

Почтовые сообщения можно преобразовывать в PDF-файлы и/или архивировать в таком формате. Архивация в Power PDF выполняется посредством PDF Create.

 

Архивация или преобразование файлов сообщений

Сообщения с расширениями MSG и EML можно преобразовывать в формат PDF для архивации и других целей. Это можно сделать, даже если на компьютере нет почтового клиента. В программу Power PDF можно импортировать один или несколько файлов сообщений. Можно одновременно выбирать файлы с расширением MSG, EML и другие поддерживаемые файлы. Каждый созданный PDF-файл будет размещен в отдельном экземпляре Power PDF. Импорт в Power PDF можно выполнить тремя способами:

• Перетащите файлы с рабочего стола в пустое окно Power PDF.

• Нажмите Файл > Открыть и в поле выбора типа файла выберите Все файлы (можно работать с файлами из локальной файловой системы или установленной системы управления документами). 

• Используйте команду в разделе Файл > Создать > Из файлов и повторите действия, описанные выше.

Кроме того, файлы сообщений можно преобразовать в формат PDF с помощью Create Assistant. Файлы MSG и EML можно добавлять в список вместе с файлами других типов. Доступно несколько параметров сохранения, например объединение нескольких созданных PDF-файлов в один, а также использование профилей со всеми настройками.

 

Примечания

При использовании Create Assistant следует использовать профиль, задающий ту же версию PDF, которая настроена в Power PDF в разделе Файл > Параметры > Новый документ > Преобразование почты.

 

Архивация посредством интеграции с почтовой системой

Эта функция архивации доступна только в том случае, если программа интегрирована в Microsoft Outlook. При обычной установке функция архивации доступна по умолчанию.

Примечание

Интеграцию можно в любое время отключить или включить на панели «Выборочная установка» программы установки.

 

Архивация почтовых элементов

В Microsoft Outlook можно заархивировать в PDF следующее:

один или несколько выделенных элементов;

всю почтовую папку с вложенными папками или без них.

 

Папками могут быть стандартные («Входящие», «Отправленные», «Большие письма», «К исполнению»), пользовательские или архивные папки, а также папки «Календарь», «Задачи» или «Контакты».

Доступны следующие методы архивации:

• Архивация элементов в отдельные PDF-файлы

• Объединение элементов в один PDF-файл

• Создание пакета PDF из элементов Outlook

Каждая встреча в календаре, каждая задача или контакт является отдельным элементом.

Совет

Для экономии времени можно переместить все необходимые сообщения в специально созданную пользовательскую папку.

 

Архивация почтовых вложений

Почтовые вложения всегда архивируются в исходном формате в отдельный файл с гиперссылкой на него либо прикрепляются к связанному PDF-файлу, созданному из сообщения. Подробности см. в разделе Архивация почтовых вложений.

 

Настройка параметров архивации

Параметры архивации можно настроить в диалоговом окне «Параметры».