Ajouter une numérotation Bates

L'application d'une numérotation Bates est particulièrement pratiquée dans les domaines juridiques, médicaux et commerciaux pour identifier de façon unique chaque page d'un lot de documents, à l'aide de numéros incrémentés automatiquement. Le numéro Bates apparaît dans l'en-tête ou le pied de page d'une sélection de pages (en général et par défaut, il s'agit de toutes les pages). La numérotation Bates peut inclure un préfixe et/ou un suffixe, et être combinée avec d'autres éléments de texte d'en-tête et de pied de page définis par l'utilisateur ou automatiquement prédéfinis par le biais de macros (numéros de page, propriétés de document comme Objet, Survol ou Auteur). Le numéro Bates est placé en tant que macro dans un en-tête ou un pied de page.

Après avoir défini la liste des fichiers auxquels vous souhaitez appliquer une numérotation Bates, ouvrez la boîte de dialogue En-têtes et pieds de pages. La numérotation Bates apparaît en première position dans la liste des macros. Vous pouvez néanmoins effectuer la sélection de votre choix et créer un en-tête ou un pied de page sans numéro Bates. En aucun cas les numéros Bates n'organisent ou n'indexent vos documents ou ne modifient leur noms.

Les fichiers chiffrés ou protégés par une signature numérique ne peuvent pas faire l'objet d'une numérotation Bates.
Vous pouvez ajouter une numérotation Bates continue non seulement pour les fichiers PDF mais aussi pour les lots PDF.

Pour ajouter une numérotation Bates :

Sélectionnez Modifier > Numérotation Bates, puis sélectionnez Ajouter dans la liste déroulante pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter des numéros Bates.
Cliquez sur Ajouter des fichiers. La boîte de dialogue Ouvrir apparaît.
1. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers pour les ajouter à la file d'attente de numérotation. Pour inclure les fichiers actuellement ouverts dans le programme, sélectionnez Inclure les documents ouverts.
2. Cliquez sur Aperçu pour vérifier que l'application des numéros s'est faite sur les bons documents. Veillez à définir l'ordre des fichiers avant d'appliquer la numérotation.
  Pour modifier l'ordre des fichiers déjà présents dans la file d'attente, sélectionnez un fichier et cliquez sur Vers le haut ou Vers le bas ou cliquez sur Supprimer pour supprimer le(s) fichier(s) sélectionné(s) de la file.
Sélectionnez Inclure les documents ouverts pour remplir la liste avec les documents actifs.
Cliquez sur Ajouter des dossiers pour sélectionner un dossier et y ajouter tous les documents PDF.
Cliquez sur Sortie pour afficher la boîte de dialogue Options de sortie.
1. Spécifiez le dossier de destination : sélectionnez le même dossier où se trouve le fichier d'origine, ou cliquez sur Parcourir pour en sélectionner un autre.
2. Définissez les règles de dénomination des fichiers : Vous pouvez conserver leur nom d'origine, y ajouter un préfixe et/ou suffixe, ou les remplacer par un numéro Bates de début et de fin, comme illustré à l'écran.
3. Indiquez si vous souhaitez écraser les fichiers existants ou enregistrer les fichiers sous un nouveau nom.
4. Vous pouvez créer un fichier journal automatique : Cliquez sur Parcourir pour sélectionner un emplacement pour l'enregistrer.
5. Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Ajouter des numéros Bates.
Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Ajouter des numéros Bates pour continuer.
La boîte de dialogue fonctionne de manière très similaire aux en-têtes et pieds de page. Si vous le souhaitez, sélectionnez un plan existant dans la liste déroulante Plan. Sélectionnez Poursuivre la numérotation du travail précédent, avec le plan actuellement sélectionné pour assurer une numérotation Bates continue des documents traités avec ce plan.
Pour réduire le document afin de laisser de l'espace pour la numérotation Bates sans recouvrir le texte, procédez comme suit :
1. Cliquez sur Apparence.
  
  La boîte de dialogue Options d'aspect s'affiche.
2. Sélectionnez l'option Réduire le document.
3. Cliquez sur OK.
Dans la zone de sélection Macros, sélectionnez Numéro Bates et cliquez sur Paramètres.
Dans la boîte de dialogue Options de numérotation Bates, indiquez le nombre de chiffres (entre 6 et 15) à utiliser, le numéro de début et, le cas échéant, un préfixe et/ou suffixe aux numéros Bates qui seront appliqués sur votre document. Cliquez ensuite sur OK.
Pour spécifier la zone dans laquelle seront insérés les numéros Bates, cliquez dans l'une des cases En-tête ou Pied de page (Gauche, Centre et Droite).

Le curseur clignote dans le champ sélectionné.
Cliquez sur Insérer une macro pour ajouter la macro au champ sélectionné. Vous pouvez répéter les étapes ci-dessus pour configurer et placer plusieurs types de numérotation, selon vos préférences.
Pour plus d'informations sur les autres paramètres, voir la rubrique En-têtes et pieds de pages.
Dans la zone Aperçu ci-dessous, examinez la façon dont les numéros Bates apparaissent dans l'en-tête et le pied de page.
Cliquez sur OK pour appliquer la numérotation sur l'ensemble des pages sélectionnées.

Pour plus d'informations sur la façon de supprimer la numérotation, voir Supprimer une numérotation Bates.

Vous pouvez appliquer plusieurs numéros Bates à un document. Veillez donc à indiquer un emplacement différent pour un éventuel deuxième numéro.
Assurez-vous également que les numéros Bates ne chevauchent pas le texte d'un en-tête ou d'un pied de page existant. Pour afficher tous ces éléments dans la zone d'aperçu, enregistrez les données d'en-tête et de pied de page dans un plan, puis chargez ce dernier. Si vous appliquez des en-têtes et/ou pieds de page sans enregistrer le plan, ces éléments ne s'afficheront pas.