Importer et exporter les données de formulaire
Vous pouvez enregistrer les donnée saisies dans un formulaire sans leurs champs, afin de les réutiliser dans d'autres formulaires. En automatisant la saisie des données communes à un grand nombre de formulaires, vous optimiserez ainsi le remplissage de vos formulaires. Ce processus inclut l'exportation des données de formulaires remplis qui doivent être enregistrées dans des types de fichier spécifiques, ainsi que l'importation de ces fichiers pour le remplissage des formulaires vides. Les formats de fichier valides sont les fichiers FDF, XFDF, XML et TXT. Ils sont compatibles avec la plupart des éditeurs PDF. Ils contiennent non seulement les données de formulaires, mais aussi les informations sur le nombre et les types de contrôles intégrés dans le formulaire.
Exporter les données d'un seul formulaire actuellement ouvert
- Sélectionnez .
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer, spécifiez le nom et le type de fichier.
- Cliquez sur Enregistrer.
Les données sont enregistrées au format et à l'emplacement indiqués.
Importer des données de formulaires dans un formulaire unique
- Ouvrez un formulaire non rempli.
- Sélectionnez .
- Dans la boîte de dialogue d'ouverture de fichier, cliquez sur Options, puis définissez un type de fichier (FDF, XFDF, XML, TXT) et accédez au fichier contenant les données que vous souhaitez importer dans le formulaire ouvert.
- Cliquez sur Ouvrir.
Tant que le fichier choisi contient les descriptions des contrôles de formulaire et des données appropriées pour le formulaire actuel, les données issues du fichier sont insérées dans les champs appropriés.
Exporter des données de plusieurs formulaires
Vous pouvez exporter des données de plusieurs formulaires aux formats XML et CSV (valeurs séparées par des virgules) si ces formulaires possèdent tous les mêmes ensembles de champs de données. Ces formats de fichier peuvent être ouverts dans Excel ou un programme similaire. Les valeurs de chaque formulaire sont contenues dans une même ligne, une valeur par colonne. Les libellés des champs sont repris dans la ligne d'en-tête des colonnes de la feuille de calcul. Tous les types de champ de formulaire sont pris en charge, à l'exception des champs de signature. Cette commande est disponible même lorsqu'aucun fichier PDF n'est ouvert dans le programme. Les fichiers ouverts ne sont pas automatiquement inclus.
Pour une exportation correcte, les noms des champs doivent être les mêmes dans tous les formulaires. Les formulaires de plusieurs pages peuvent être exportés. Il est recommandé d'utiliser un fichier PDF par formulaire. Toutefois, un même PDF peut contenir différentes copies d'un même formulaire, à condition que les noms des champs soient identiques pour tous les formulaires ainsi consolidés. Dans le cas contraire, chaque nom de champ distinct générera une colonne dans le tableau de sortie. Dans le tableau généré, un format standard est appliqué aux cellules de tous les champs. Utilisez votre tableur pour choisir si nécessaire d'autres formats de cellule (date, devise, chiffres uniquement, etc.).
Pour exporter des données depuis plusieurs formulaires, procédez comme suit.
- Sélectionnez .
- Cliquez sur Ajouter des fichiers et sélectionnez les fichiers souhaités dans un dossier.
- Vous pouvez éventuellement cliquer sur Ajouter des fichiers autant de fois que nécessaire pour ajouter les fichiers d'autres dossiers.
- Utilisez Ajouter des fichiers et Supprimer le(s) fichier(s) jusqu'à ce que la liste de fichiers soit prête.
- Pour ajouter à la liste tous les formulaires de la dernière session d'exportation des données, cochez la case Inclure la liste la plus récente des fichiers contenant des données à exporter.
- Cliquez sur Exporter, puis spécifiez le dossier de sortie, ainsi que le nom et le format de fichier (CSV ou XML).
- Dans la boîte de dialogue Progression de l'exportation, cliquez sur Consulter le fichier maintenant si vous souhaitez voir le résultat affiché dans votre tableur.
- Dans votre tableur, renommez les textes d'en-tête de colonne comme vous le souhaitez (par exemple, c'est nécessaire pour les champs de case à cocher ou de bouton radio).
- Dans votre tableur, utilisez Enregistrer sous et sélectionnez un type de fichier approprié (tel que Feuille de calcul Excel). Dans le cas contraire, le fichier restera au format CSV ou XML.
Harmoniser les noms de champ avant exportation
Il est préférable de configurer des noms de champ unifiés lors de la création/conception du formulaire d'origine.
Il se peut que certains champs ne possèdent pas de nom, où que leurs noms soient inadaptés ou incohérents. Dans ce cas, vous pouvez modifier les noms dans un tableur après l'exportation.
- Ouvrez un fichier PDF contenant des champs de formulaire actifs.
-
Cliquez sur l'outil Contrôles dans la barre des volets pour afficher le volet Contrôles.
- Double-cliquez sur un nom de contrôle de formulaire dans le volet ou sélectionnez Propriétés dans son menu contextuel.
- Modifiez Nom du champ selon vos préférences et cliquez sur Fermer.
- Répétez l'opération autant de fois que nécessaire.
Dépannage avec l'exportation et l'importation des données de formulaire
- Déterminez si le problème est lié à un lot de formulaires spécifique en essayant de traiter un lot plus simple.
- Si les formulaires ont été reçus par e-mail, assurez-vous qu'ils ont été téléchargés en totalité et enregistrés dans un répertoire local. L'accès aux fichiers depuis un client de messagerie ou un dossier temporaire est déconseillé.
- Lorsque l'enregistrement des fichiers vers un emplacement réseau échoue, choisissez un dossier local qui n'est soumis à aucune restriction de sécurité.
- Lorsque l'enregistrement du formulaire dans un format échoue (format XML par exemple), choisissez l'autre option (format CSV).
- Des formulaires longs et compliqués, composés de centaines de pages et de milliers de champs, seront plus faciles à traiter s'ils sont divisés en plusieurs sections.
- Les champs contenant une quantité importante de texte risquent d'être tronqués au moment de l'exportation. Dans Excel, par exemple, les cellules ne peuvent pas contenir plus de 256 caractères.