Envoyer des documents PDF via la transmission sécurisée

Utilisez la transmission sécurisée pour sélectionner les options de protection des fichiers que vous prévoyez de distribuer. Ces options sont proposées dans un ordre logique, mais vous pouvez choisir une ou plusieurs options dans l'ordre de votre choix. Toutefois, vous devez toujours commencer par choisir une enveloppe et signer à la fin de la procédure. En effet, toute modification apportée aura pour effet d'annuler la signature. Si vous sélectionnez une enveloppe, les choix n'agissent sur aucun document ouvert, mais sont appliqués aux fichiers que vous sélectionnez en tant que pièces jointes.

Étant donné que les modifications peuvent affecter la validité d'une signature, assurez-vous de ne signer qu'après avoir effectué toutes les modifications. Cela peut inclure la suppression d'éléments du document, en supprimant les révisions précédentes en enregistrant le document sous un nouveau nom et en appliquant les biffures. Si vous souhaitez effectuer ces étapes, faites-le avant de procéder à une transmission sécurisée.

Procédez comme suit pour envoyer des documents PDF avec la transmission sécurisée.

Cliquez sur l'outil Transmission sécurisée () dans le groupe Protection du ruban Protection. La boîte de dialogue Transmission sécurisée s'affiche, vous invitant à suivre une procédure en quatre étapes :
Lorsque tous les documents sont regroupés, cliquez sur Envoyer. Votre application de messagerie par défaut génère une fenêtre de composition d'un nouveau message contenant le lot de fichiers protégés par l'enveloppe sécurisée. Le champ du texte du message contient des instructions indiquant au destinataire comment accéder aux pièces jointes sécurisées.
Remplissez les informations nécessaires dans la fenêtre du message e-mail (telles que Destinataires, Sujet et Texte) et envoyez-le.

Sélectionner une enveloppe

Cliquez sur Sélectionner une enveloppe () pour ouvrir le volet Enveloppes ().
Cliquez deux fois sur l'enveloppe souhaitée pour l'afficher dans le volet du document. Vous pouvez également faire un clic droit sur l'enveloppe souhaitée et sélectionner Appliquer.

Certaines enveloppes se composent de champs de formulaire interactifs qui doivent être renseignés (vous pouvez également utiliser l'outil Machine à écrire pour y ajouter du texte). Vous pouvez inclure un résumé relatif aux fichiers envoyés et/ou expliquer l'usage qui doit en être fait. Vous pouvez également modifier des enveloppes existantes ou créer une enveloppe à partir d'une page d'un PDF ou d'un fichier image, et définir le niveau de sécurité associé. Si vous ne choisissez pas d'enveloppe, les étapes suivantes s'appliquent au document actuel et non à l'enveloppe et à ses pièces jointes.

Ajouter des pièces jointes

Cliquez sur Ajouter des pièces jointes () pour ajouter des pièces jointes par l'intermédiaire d'une boîte de dialogue Ouvrir standard.

Les fichiers sélectionnés sont répertoriés dans le volet Pièces jointes (les fichiers PDF et non PDF sont autorisés).
Sélectionnez plusieurs fichiers situés au même emplacement, ou bien recommencez l'opération pour ajouter des fichiers situés à des emplacements différents.

Vous pouvez joindre un regroupant plusieurs fichiers PDF. Si les fichiers PDF peuvent être protégés individuellement, ce n'est généralement pas le cas d'autres types de fichiers (tels que les fichiers texte ou image). Pour protéger ces fichiers, l'utilisation d'une enveloppe protégée par mot de passe s'avère très utile.

Crypter les fichiers

Cliquez sur Crypter les fichiers () pour ouvrir le volet Protection.
Ajoutez un plan de protection par glisser-déposer pour chiffrer les pièces jointes ou le fichier d'enveloppe.

Vous pouvez modifier les paramètres de protection à tout moment avant d'enregistrer et de fermer le lot de fichiers. Vous pouvez également sélectionner Confidentialité pour appliquer un mot de passe d'ouverture ou Aucune modification pour appliquer un mot de passe de permissions et définir les actions autorisées et interdites. Voir la rubrique Propriétés de protection pour plus d'informations.
Sous Protection par certificat, choisissez Interactif pour appliquer une protection par ID numérique via l'Assistant Propriétés de la protection par certificat.

Lorsque vous appliquez une protection par mot de passe ou par certificat, le contenu du document est chiffré. Le volet Protection vous permet également de créer vos propres plans de protection.

Signer le document

Cliquez sur Signature du document () pour ouvrir le volet Signature/Certification.
Ajoutez une signature adaptée par glisser-déposer afin de signer le fichier d'enveloppe.

En principe, un fichier de modèle d'enveloppe contient un champ de signature numérique permettant d'apposer une signature. Dans le cas contraire, il est possible de signer l'enveloppe de façon interactive depuis le ruban Protection.
Sélectionnez Signer ou Certifier pour placer votre signature par défaut. Dans le cas de Certifier, vous pouvez également limiter les actions autorisées pour le document. Voir la rubrique Signature et certification de documents.