Gérer les porte-documents PDF

Les porte-documents vous permettent de rassembler des documents ayant trait à un sujet commun, afin de faciliter leur distribution. Les porte-documents offrent des prestations supérieures aux lots car ils peuvent comporter des sous-dossiers et des documents de différents formats (à l'inverse des lots qui contiennent uniquement des fichiers PDF dans un seul niveau de dossier).

Le porte-documents vous permet de visualiser les pages des fichiers PDF, mais également celles de Word, Excel, PowerPoint et d'un large éventail de fichiers image. Elles s'affichent dans une fenêtre distincte.

Le volet Porte-documents possède sa propre barre d'outils. Les outils disponibles sont les suivants (de gauche à droite) :

La page Accueil affiche des vignettes de chaque fichier ou dossier présent dans le porte-documents. Faites un clic droit sur une vignette pour afficher les options suivantes :

• Ouvrir fichier : Ouvre le document sélectionné du porte-documents. (Vous pouvez également ouvrir un élément en double-cliquant sur sa vignette ou sur son icône en mode Liste, à partir du menu contextuel de l'élément dans n'importe quel mode, ou en utilisant la commande Ouvrir fichier du menu déroulant Options.) Les documents PDF s'affichent alors que ceux qui ne sont pas au format PDF apparaissent sous la forme de pièces jointes, accompagnés des boutons Ouvrir et Enregistrer.

• Enregistrer un fichier du porte-documents : Enregistre uniquement l'élément sélectionné dans le porte-documents.

• Ajouter des fichiers : Accédez à vos fichiers et insérez-les dans votre porte-documents. Le fichier sera copié et conservé dans votre porte-documents, même si le fichier d'origine est supprimé de votre système. (Vous pouvez également sélectionner cette commande dans le menu contextuel du volet Porte-documents ou faire glisser vos fichiers sur le volet.)

• Ajouter un dossier existant : Explorez vos dossiers et insérez-en le contenu dans votre porte-documents. Le dossier sera copié et conservé dans votre porte-documents, même si le dossier d'origine est supprimé de votre système. (Vous pouvez également sélectionner cette commande dans le menu contextuel du volet Porte-documents ou faire glisser vos dossiers vers le volet.)

• Créer un nouveau dossier : Pour créer un nouveau dossier dans votre porte-documents (et pas dans votre système de fichiers).

• Supprimer : Supprimez le fichier ou le dossier sélectionné de votre porte-documents. Cette option ne supprime pas les fichiers ou les dossiers de votre système : ceux-ci sont simplement supprimés du porte-documents.

• Trier par : Les choix de tri sont :

  • Nom

  • Description

  • Modifié

  • Taille

  • Taille compressée

  • Créé

• Sélectionner tout / Désélectionner tout : Marquez ou désélectionnez tous les éléments du porte-documents.

• Page de couverture : Sélectionnez pour afficher la page de couverture.

• Afficher les informations : Sélectionnez cette option pour afficher les propriétés du fichier ou du dossier avec les champs suivants :

  • Nom (lecture seule)

  • Description (lecture seule)

  • Modifié (lecture seule)

  • Taille (lecture seule)

  • Taille compressée (lecture seule)

  • Date de création (lecture seule)

  • Description (modifiable)

• Propriétés du porte-documents :

  • Définissez les champs de propriété à afficher pour les éléments du porte-documents.

  • Définir le mode de tri des éléments du porte-documents (listes déroulantes Trier par et Ordre de tri).

  • Définissez le mode d'affichage du volet Porte-documents au démarrage du programme.

  • Indiquez si l'élément actuellement sélectionné doit être affiché en premier à l'ouverture du porte-documents.

Le mode Liste affiche un tableau dans lequel chaque fichier ou dossier est représenté par une ligne ; par défaut, ce tableau possède quatre colonnes (Nom, Description, Date de modification, Taille). Outre les options décrites ci-avant, le menu contextuel du mode Liste propose les options suivantes :

• Affichage : Sélectionnez les colonnes à afficher dans le mode Liste :

  • Nom

  • Description

  • Modifié

  • Taille

  • Taille compressée

  • Créé

• Modifier la valeur : Sélectionnez pour modifier le Nom ou la Description de l'élément du porte-documents : saisissez le texte souhaité respectivement dans les fenêtres Modification du nom et Modifier la description.

Pour un accès plus simple et plus rapide, les fonctions suivantes sont également disponibles directement dans la barre d'outils du volet Porte-documents. Il s'agit de :

Ajouter des fichiers : Voir la section ci-dessus consacrée à la vue Accueil.

Ajouter un dossier existant : Voir la section ci-dessus consacrée à la vue Accueil.

Créer un nouveau dossier : Voir la section ci-dessus consacrée à la vue Accueil.

Options : Les commandes disponibles dans cette liste déroulante dépendent de votre sélection dans le volet Porte-documents.

• Si vous n'avez rien sélectionné dans le volet, les outils suivants sont disponibles : Trier par, Sélectionner tout, Page de couverture et Propriétés du porte-documents. Voir la section consacrée à la vue Accueil, plus haut, pour savoir comment les utiliser.

• Si vous avez sélectionné un élément ou un dossier, les fonctions suivantes sont également proposées : Ouvrir le dossier, Supprimer, Désélectionner tout et Afficher les informations. Voir la section consacrée à la vue Accueil, plus haut, pour savoir comment les utiliser.

Utilisez les flèches (Ouvrir précédent et Ouverture auto. du fichier suivant) disponibles en bas du volet Porte-documents pour une navigation rapide entre les éléments.